Décision et action

La matrice d'Eisenhower : distinguer l'urgent de l'important

Il est 18 heures, vous avez répondu à quarante messages, réglé trois petites crises et assisté à deux réunions, et pourtant le dossier qui compte vraiment n'a pas avancé d'une ligne. La matrice d'Eisenhower est un petit tableau qui aide à comprendre pourquoi, et à reprendre la main sur son emploi du temps. Vous verrez aussi que son nom est plus flatteur que son origine réelle.

L'idée en bref

La matrice d'Eisenhower classe les tâches selon deux questions indépendantes. La première est celle de l'urgence : cette tâche réclame-t-elle une réponse immédiate ? La seconde est celle de l'importance : cette tâche contribue-t-elle à ce qui compte vraiment pour moi, pour ma famille ou pour mon travail ? En croisant les deux réponses, on obtient quatre cases.

• Urgent et important : les crises et les échéances réelles. On s'en occupe tout de suite.
• Important mais non urgent : la préparation, l'apprentissage, la santé, les relations et les projets de fond. On leur réserve un créneau dans l'agenda.
• Urgent mais non important : beaucoup d'interruptions, de messages et de demandes des autres. On les délègue, on les regroupe ou on les traite vite.
• Ni urgent ni important : les occupations qui remplissent le temps sans rien apporter. On les réduit.

Le nom de l'outil demande une précision. Dwight Eisenhower, général puis président des États-Unis, n'a jamais dessiné ce tableau. L'attribution repose sur une phrase d'un discours prononcé en 1954 à l'université Northwestern, où il disait avoir deux sortes de problèmes, les urgents et les importants, les urgents n'étant pas importants et les importants n'étant jamais urgents. Dans ce discours, il attribuait lui-même cette remarque à un ancien président d'université qu'il ne nommait pas. Le tableau à quatre cases a été popularisé bien plus tard par l'auteur américain Stephen Covey, dans Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent (1989), puis dans Priorité aux priorités (1994). Covey parlait d'une « matrice de gestion du temps » ; le nom d'Eisenhower lui a été accolé ensuite par l'usage.

Pourquoi l'urgent chasse l'important

La force de la matrice tient à une observation simple : l'urgence se signale toute seule, alors que l'importance ne fait pas de bruit. Un téléphone sonne, une notification s'affiche et un collègue attend devant la porte. À l'inverse, personne ne vous relance pour faire du sport, pour relire un contrat à tête reposée ou pour préparer un examen qui a lieu dans trois mois. Les tâches de la deuxième case, importantes mais non urgentes, sont donc celles que l'on repousse le plus facilement, et ce sont souvent celles qui changent le plus de choses à long terme.

Covey en tirait une conséquence pratique. Les tâches importantes que l'on néglige finissent par devenir urgentes : la voiture jamais entretenue tombe en panne, et le dossier jamais préparé devient une nuit blanche. Passer plus de temps dans la deuxième case réduit donc, avec le temps, le nombre de crises de la première.

À la maison et à l'école

La matrice n'est pas réservée au bureau. Elle s'applique à toute situation où plusieurs demandes se disputent un temps limité, ce qui est le cas d'une famille ou d'un élève en période de révisions. Elle a aussi un intérêt pédagogique : elle oblige à dire à voix haute ce que l'on juge important, ce qui est rarement fait.

Quand s'en servir

La matrice est utile dès que vous avez l'impression d'être débordé sans avancer. Elle sert bien en début de semaine pour répartir les tâches, ou en fin de semaine pour regarder où le temps est réellement passé. Quelques questions aident à remplir les cases honnêtement.

• Si je ne fais pas cette tâche aujourd'hui, que se passe-t-il réellement ?
• Cette tâche est-elle urgente pour moi, ou seulement pour la personne qui me la demande ?
• Dans un an, serai-je content d'y avoir consacré ce temps ?
• Quelle tâche importante est-ce que je repousse depuis plus d'un mois ?

Limites et pièges

La matrice est un outil de tri, pas une théorie démontrée. Aucune étude sérieuse n'a établi que les personnes qui l'utilisent réussissent mieux que les autres. Son intérêt est d'abord de poser deux questions simples, et l'expérience courante suffit à en voir l'utilité.

La recherche apporte tout de même un appui à son intuition centrale. En 2018, Meng Zhu, Yang Yang et Christopher Hsee ont publié une série d'expériences sur ce qu'ils appellent l'effet de simple urgence (mere urgency effect) : dans cinq expériences, leurs participants choisissaient souvent une tâche moins bien récompensée dès qu'elle paraissait pressée, même quand cette urgence était artificielle, plutôt qu'une tâche mieux récompensée. Ce résultat est récent et obtenu en laboratoire, il mérite donc d'être confirmé, mais il va dans le sens de la matrice.

L'outil a aussi des faiblesses pratiques. Le mot « important » ne se définit pas tout seul : la matrice suppose que vous sachiez déjà ce qui compte pour vous, et elle ne vous aide pas à le trouver. La phrase attribuée à Eisenhower est par ailleurs exagérée, car certaines choses sont à la fois urgentes et importantes, comme un enfant malade ou une échéance fiscale. Les quatre cases simplifient une réalité continue, où les tâches sont plus ou moins urgentes et plus ou moins importantes. Le conseil de « déléguer » la troisième case suppose enfin que l'on ait quelqu'un à qui déléguer, ce qui n'est pas le cas d'un parent seul ou d'un indépendant. Pour eux, la vraie question est souvent de savoir à quoi dire non.